Zwolennicy metody ZTD podkreślają, że to jedno z najprostszych narzędzi do zarządzania czasem. Jeśli więc nie przepadacie za drobiazgowymi wykresami i tabelkami, a wciąż chcecie dbać o swoją produktywność w pracy, to coś w sam raz dla Was! Wystarczy kilka kroków, aby zadbać o to, co najważniejsze. Tłumaczymy, na czym polega metoda Zen To Done i jak stosować ją w praktyce.
Metoda ZTD pomoże zaoszczędzić czas i lepiej zorganizować pracę
Istnieje wiele metod zarządzania zadaniami. Choć jednak ich rolą jest lepsza organizacja i oszczędność czasu, paradoksalnie samo ich wdrażanie może być czasochłonnym zajęciem. Dlatego jeśli lubicie prostotę i chcecie skupić się na eliminacji zbędnych czynności w pracy i nie tylko, metoda ZTD będzie dla Was idealna!
Jej autorem jest Leo Babauta, autor poczytnego bloga ZenHabits.net, a także kilku książek. Jedną z nich poświęcił właśnie ZTD. W „Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności” opisuje ten system jako jedno z najprostszych narzędzi do lepszej organizacji pracy własnej. Jego wdrożenie nie zajmuje wiele czasu i praktycznie ogranicza się do prostej listy, z którą planujemy każdy kolejny dzień. To oszczędność czasu, energii przy jednoczesnym podnoszeniu efektywności na co dzień!
Metoda Zen To Done – jak stosować?
Sednem ZTD jest skupienie się na codziennych zadaniach i eliminacja tych zbędnych, niepotrzebnie zabierających nam cenny czas. Tu jednak nie chodzi tylko o proste „odhaczanie” punktów z listy i przechodzenie do kolejnego zadania. Stosując tę metodę, będziecie musieli wprowadzić w życie kilka nawyków. Spokojnie, nie ma ich wiele i nie są zbyt skomplikowane!
To właśnie tym różni się Zen od Getting Things Done, gdzie nowych nawyków jest znacznie więcej i trzeba je wszystkie wprowadzić na raz. To właśnie dlatego metoda GDT bywa krytykowana przez osoby, które nie przepadają za szczegółowym planowaniem. W przypadku metody ZTD takich nawyków mamy zaledwie cztery, a każdy będziemy dopiero „trenować” po kolei. Jakie to nawyki? Poniżej znajdziecie pełną listę:
1. Jak zacząć stosować ZTD? Wypiszcie wszystko, co przychodzi Wam do głowy
Pierwszym i najważniejszym nawykiem, jaki musicie wyrobić sobie, chcąc stosować metodę ZTD, jest spisywanie i gromadzenie projektów, zadań i myśli, jakie chodzą Wam po głowie. Najlepiej, aby wszystkie znajdowały się w jednym miejscu! Prowadzenie kalendarza z dodatkowymi notatkami idealnie wpisuje się w ideę prostoty, jaka cechuje ZTD. Zacznijcie najlepiej od razu po przeczytaniu tego artykułu! Ulga, jaką poczujecie po „oczyszczeniu” umysłu ze zbędnych elementów, będzie niezrównana!
Szukasz pracy w Szczecinie? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!
2. Jak wdrożyć metodę ZTD w życie? Zamieńcie pomysły w zadania!
Kolejnym nawykiem w ZTD, łączącym się z poprzednim, jest regularne przeglądanie Waszych notatek i zamienianie zapisanych szkiców projektów na konkretne zadania do wykonania. Dzięki temu stworzycie swoją listę obowiązków codziennych! Pamiętajcie, aby ułatwiać sobie życie, dzieląc je na różne kategorie – np. praca, dom czy sport. Zadania warto też dzielić pod kątem ich pilności i priorytetów, aby łatwiej móc dostrzec, które z nich możecie oddelegować lub w ogóle zrezygnować z ich wykonywania.
Dowiedz się więcej o metodzie priorytetyzacji zadań ABCDE i naucz się mądrze zarządzać swoim czasem! Zobacz więcej tutaj
3. Zen To Done w praktyce, czyli wybierajcie zadania na każdy dzień!
Kiedy utworzycie już swoją listę zadań do wykonania, możecie przejść do wyrabiania w sobie kolejnego nawyku – planowania. Przed rozpoczęciem dnia pracy usiądźcie z Waszą listą i wybierzcie z niej minimum trzy nowe zadania do wykonania. Jeśli jednak taka forma metody ZTD nie do końca Wam odpowiada, możecie też wybierać zadania na każdy tydzień! Zależy, jak będzie Wam wygodniej. W ten sposób do planowania mogą przekonać się nawet Ci, którzy do tej pory tego typu narzędzia omijali z daleka.
4. Jak działa ZTD? Zadania wykreślajcie tylko raz w tygodniu!
Celem stosowania ZTD nie jest dokładanie sobie kolejnego obowiązku w postaci konieczności odhaczania każdego kolejnego wykonanego zadania na bieżąco. Tu chodzi o odciążenie pamięci! Dlatego za uporządkowanie i aktualizację Waszej listy zadań powinniście zabrać się tylko raz w tygodniu. Wykreślcie rzeczy, które udało Wam się zrobić i przejrzyjcie pozostałe tak, aby utrzymać kontrolę nad ilością obowiązków, jakie jeszcze Wam pozostały. To nie powinien być proces, który pochłania ogromną ilość czasu. Wręcz przeciwnie – podejmowane działania pozwalają go zyskać jeszcze więcej!
Zen To Done – kiedy planowanie wchodzi nam w nawyk!
Warto wiedzieć, że zazwyczaj człowiek wyrabia w sobie nowy nawyk przez okres od 3 do 6 tygodni. Choć oczywiście to kwestia indywidualna i nie każdy wpasuje się w ten model, większość z nas już po kilku tygodniach stosowania metody Zen To Done dostrzeże, że planowanie zadań zabiera im coraz mniej czasu i wychodzi dosyć naturalnie.
Umiejętność porządkowania natłoku myśli i pomysłów, oraz przekształcanie ich w konkretne działania, przyda się zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Jest to ważne szczególnie w obecnych czasach, kiedy mamy wiele rzeczy na głowie, a chaos i brak organizacji odbija się na własnym zdrowiu.
Kto wie, może dzięki temu wreszcie o pewnych rzeczach przestaniecie tylko mówić, a zaczniecie je robić? Metoda ZTD może tu tylko pomóc!
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_140019104_koncepcja-produktywno%C5%9Bci-i-termin%C3%B3w-lista-rzeczy-do-zrobienia-w-schowku-obok-du%C5%BCego-zegara-na.html
